Faktura VAT jest dokumentem, wystawianym przez każdy podmiot gospodarczy, który posiada Numer Identyfikacji Podatkowej. Transakcje, które są wykonywane przez przedsiębiorców, muszą być udokumentowane. Rozporządzenie Ministra Finansów reguluje wystawianie faktury.
Musi zawierać stałe elementy, których nie może zabraknąć. Przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży z innym czynnym podatnikiem VAT, jest zobowiązany do jej wystawienia. Natomiast, kiedy nabywcą jest osoba, która nie pełni funkcji podmiotu gospodarczego, nie ma obowiązku wypisywania faktury, ale może to zrobić, gdy klient o to poprosi. Faktura VAT 2011 jest wystawiana tylko przez przedsiębiorców, którzy zgłosili do urzędu skarbowego swoją rejestrację jako podatnicy VAT. Dokonali tego na formularzu VAT-R. Jeśli tego nie zrobili, ich obowiązkiem jest wystawianie rachunku.
Faktura VAT musi zawierać obowiązkowe elementy, które zostały określone przez przepisy podatkowe. Najważniejsze z nich to:
- Numer faktury
- Data wystawienia faktury
- Nazwa sprzedawcy z adresem i NIP
- Nazwa nabywcy z adresem i NIP
- Wszystko to, co dotyczy sprzedaży, czyli:
- nazwy produktów lub usług,
- sprzedane ilości,
- ceny i wartości netto,
- stawka podatku, jaka obowiązuje,
- wyliczony podatek
- wartość, która jest do zapłaty.
Na fakturze można jeszcze umieścić numer konta bankowego. Przedsiębiorcy wolno jest wystawić także fakturę w walucie obcej, jednak musi on pamiętać, że jego obowiązkiem jest przeliczenie podatku VAT na złotówki.